La gestion des stocks d’un restaurant est complexe, il faut trouver le juste équilibre pour ne pas perdre des ventes et éviter les pertes qui impactent votre marge.
Clément Renard
8
Dec 2022
Peu de restaurateurs ont une analyse fine de leurs stocks leur permettant de comprendre où ils perdent de la marge. Et pourtant, l’addition de toutes les erreurs d’approvisionnement et in fine le non contrôle de son coût matière peuvent rapidement coûter des milliers d’euros par mois.
Dans cet article, nous allons passer en revue les 6 sources d’erreurs qui impactent la chaîne d’approvisionnement de votre restaurant :
Savoir quoi commander et à quel moment pour éviter les ruptures de stocks et/ou au contraire le gaspillage, telle est la difficile équation à laquelle les restaurateurs sont confrontés quotidiennement.
Si on commande trop de produits à date limite de consommation courte, le taux de perte augmente, on perd de la marge, c’est d’autant plus problématique sur des matières premières onéreuses comme le poisson ou la viande. Pour les produits à date limite de consommation longue, il y a aussi un enjeu à surstocker. Il s’agit là d’immobilisations financières inutiles qui grèvent votre besoin en fonds de roulement et qui engendrent des problématiques d’espaces de stockage limités.
Et a contrario, si on ne commande pas suffisamment, on est victime de rupture de stocks en plein service. Résultat : on risque une perte de chiffre d’affaires, la dépréciation de sa note sur les plateformes de livraison et la déception de clients fidèles.
Le passage des commandes fournisseurs est une tâche qui incombe au directeur du restaurant ou au cuisinier et qui est parfois même gardée entre les mains du fondateur de la chaîne de restaurants, la moindre erreur ayant un impact direct sur la rentabilité de l’établissement.
Oublis, erreurs dans les quantités, peur de manquer… ? On sait qu’il faut des années d’expérience à un manager de restaurant pour bien prévoir ses stocks, avoir connu plusieurs saisons, connaître ce qui impacte la fréquentation de son restaurant, le succès de certains plats, le volume de ses ventes en livraison… Avec les problématiques actuelles de recrutement dans le secteur de la restauration, le turnover a tendance à s’accélérer. Compter sur l’expérience d’une personne est une prise de risque supplémentaire.
La clé est donc dans l’anticipation et la précision des commandes pour se fournir juste ce qu’il faut, juste à temps et ainsi maximiser sa rentabilité.
Chez Inpulse, nous avons conçu une intelligence artificielle capable de prévoir les besoins en matière première en anticipant les ventes futures. Les prévisions se font par jour, par produit fini et en fonction de tous les facteurs qui les influencent : la météo, les évènements calendaires (Saint Valentin, vacances scolaires, fêtes religieuses…), les évènements sportifs (Ligue des champions, Tournoi des 6 nations…) et les promotions mises en place localement dans votre restaurant.
De ses prévisions de vente, notre logiciel de gestion de stocks est capable de faire des recommandations de commande en fonction de l’état des stocks, des DLC, et des conditions de chaque fournisseur. Quelle que soit l’expérience du manager, Inpulse permet de sécuriser l’approvisionnement en flux tendu et donc le contrôle de la marge.
Découvrez le témoignage de Tiphaine, manager du restaurant Gruppomimo qui fait confiance à Inpulse pour passer ses commandes fournisseurs au quotidien ou prenez rendez-vous avec un expert Inpulse pour une démonstration gratuite.
La démarque est la différence entre le stock réel et le stock théorique, à savoir les produits qui devraient rester en stock si l’on décrémente des stocks ceux qui ont été vendus. La démarque est mesurable grâce aux inventaires réalisés régulièrement. Elle met en lumière cette espèce de « boite noire » de matière première qui a disparu pour de multiples raisons comme :
Connaître sa démarque ou son écart de consommation est le point de départ pour repérer les anomalies de gestion de stock et y remédier. Chez Inpulse, nous préconisons à nos clients de faire un inventaire hebdomadaire sur le top 10 de leurs produits : les plus vendus et dont les ingrédients sont les plus onéreux. Ainsi, on peut se concentrer sur les stocks les plus sensibles et espacer les inventaires des autres produits non alimentaires et dont la rotation est moindre.
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Une fois l’écart entre le stock réel et le stock théorique connu, commence l’étape d’investigation qui consiste à vérifier s’il peut s’agir d’une surconsommation en cuisine. Pour dissocier le coulage d’une surconsommation de produits, il faut que tout le monde ait accès facilement aux fiches techniques. Celles-ci détaillent au gramme près la composition de chaque plat ou de recette de produit intermédiaire et sont les fondements de la rentabilité d’un restaurant. Il est donc essentiel de vérifier si la consommation réelle est en accord avec ces fiches recettes, identifier s’il y a surdosage et mettre en place des formations, matériel et vérification nécessaire (outils de grammage) pour que les cuisiniers puissent standardiser les plats sur tous vos restaurants.
Voici un extrait du témoignage de Kamal Zaoui, fondateur de la chaîne de restaurant Lüks Kebab : “ On a un food cost à respecter, pour y parvenir, on rationnalise tous les plats afin d'avoir le même dosage entre le restaurant du 13ᵉ et celui du 10ᵉ. Inpulse permet d'avoir un œil sur le coût matière. Je regarde surtout la viande, c'est plus ou moins 30% des charges food. Dès qu’il y a un écart je peux intervenir pour demander aux cuisiniers de réduire, parce que juste par exemple 30 grammes en plus sur chaque sandwich, sur une semaine ça peut être catastrophique pour nous.”
Vous ne rapprochez pas vos factures et vos bons de commande ? Avec la multiplication des produits de substitution et des incessants changements de prix depuis la crise ukrainienne, on ne peut plus passer l’étape du contrôle à réception. Les erreurs étant de plus en plus nombreuses, il est recommandé de vérifier les marchandises livrées et de garder une trace en cas de problème : produit de substitution, produit défectueux, quantité, différence de prix…
Au moment de la facturation, votre comptable aura besoin de votre aide pour s’assurer que les factures fournisseurs reçues correspondent bien aux quantités reçues et éviter les trop-payés.
En centralisant vos commandes et les demandes d’avoir dans une solution SaaS comme Inpulse, vous gagnez en précision et un temps précieux.
L’accès à l’historique de toutes les données de vente et de stocks permet de comparer, dans le temps, l’évolution des pertes et d’émettre des pistes d’améliorations. Y a-t-il des anomalies dans les remontées de stock dues à de la casse inhabituelle, du vol, une mauvaise gestion des DLC ?
Les responsables du contrôle de gestion, direction financière ou direction des achats ont besoin d’analyser finement les écarts, la réalité de la relation fournisseur (volume de commande, rupture, fluctuation de prix, demande d’avoir… au global et par établissement) pour ajuster et négocier les contrats annuels.
En automatisant la prévision de son activité, les commandes fournisseurs et le calcul de son coût matière avec Inpulse, on évite des erreurs coûteuses. Plus besoin d’attendre la fin du mois que votre comptable compile les données. Inpulse donne accès en temps réel aux indicateurs clés de performance de votre chaîne de restaurants : CA, marge brute, coût-matière, écart de consommation… Vous pouvez analyser par point de vente, piloter votre activité depuis le siège, et réagir au même rythme que les fluctuations de prix, auxquelles vous faites face.
Demandez dès aujourd’hui un rendez-vous avec un expert pour découvrir tout ce qu’Inpulse peut faire pour vous.
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