Contrôle à réception : enjeux et obligations pour les restaurants et boulangeries

Zoom sur l'importance de cette étape cruciale en gestion de stocks parfois sous-estimée. 

Quels sont les enjeux du contrôle à réception  ?

Il existe de nombreuses raisons pour que les quantités livrées et les prix facturés ne correspondent pas au bon de commande : rupture momentanée, produit de substitution en cas de pénurie, changement de prix, etc.

Des produits sont manquants ? Vous serez dans l’obligation d’effectuer une commande de dépannage au dernier moment à des prix supérieurs.

D’autres sont défectueux ? Si un mauvais article vous a été livré, et qu’aucune vérification n’est faite à réception, vous augmentez vos pertes sans que vous ne vous en rendiez compte, avec des produits que vous ne pouvez pas utiliser. Enfin, les demandes d’avoir sont vite perdues sur papier, c’est une somme qui ne doit pas être négligée, car elle peut être conséquente sur l’année.

Rupture de la chaîne du froid ? Les contrôles obligatoires en matière d’HACCP concernant la réception des matières premières sont de plusieurs ordres : vous avez une obligation de traçabilité et une obligation de contrôle de l’intégrité des matières premières.

Comment faire un contrôle à réception des marchandises efficaces ?

#1 Vérifier les quantités reçues

Ce contrôle quantitatif consiste à compter les unités reçues et parfois se munir d'une balance pour s'assurer du poids effectif des marchandises reçues. C'est le cas pour les pièces de viande par exemple.

#2 Contrôler la qualité des marchandises

Il s'agit ici de vérifier que les produits sont bien ceux qui ont été commandés et qu'il n'y a pas eu de produits de substitution, est-ce que les produits sont défectueux ? Une partie des fruits est trop mûr par exemple.

#3 Repérer le prix indiqué sur le bon de livraison

Le coût des matières premières livrées est-il conforme aux mercuriales négociées ? Ce contrôle est essentiel pour tous les produits et particulièrement les produits frais soumis à des variations tarifaires plus fréquentes.

Aujourd'hui, de nombreux restaurants et boulangeries digitalisent toutes ces informations pour comptabiliser dans leur outil de gestion de stock comme Inpulse  pour assurer un suivi efficace. Plus vos processus de réception des marchandises seront précis, plus vous pourrez optimiser vos approvisionnements et vos achats.

Inpulse propose un module de contrôle à réception entièrement digitalisé pour :

• vérifier que la quantité livrée correspond bien à celle qui a été commandée,
• noter le prix correspondant au bon de livraison transmis par le fournisseur,
• générer des demandes d’avoir automatiquement envoyées au fournisseur,
• rapprocher les factures fournisseurs avec les quantités livrées
• historiser les photos du bon de livraison pour garder une trace numérique

Vous limiterez considérablement les erreurs, les trop payés et gagnerez un temps précieux dans la gestion des demandes d’avoir.

Faire les réceptions de façon assidue permet ensuite de bénéficier d'une analyse dédiée, faisant apparaître le taux de service de ses fournisseurs.

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 “Inpulse a simplifié les inventaires et le contrôle à réception des marchandises. On a ainsi des stocks au plus près de la réalité pour repérer l’écart de consommation. Un de nos franchisés a vu ses écarts baisser de 44% sur le boeuf, en 4 mois d’utilisation d’Inpulse.” Inès Gauthé, responsable des opérations franchisés chez PITAYA

Quels sont les contrôles obligatoires à réaliser lors de la réception de matières premières ?

Concernant l’obligation de traçabilité, il vous suffit de conserver votre bon de livraison détaillant les marchandises reçues.

Pour ce qui est du contrôle de l’intégrité des marchandises reçues : vous devez contrôler à minima que la chaîne du froid est bien respectée. Pour ce faire, vous devez soit relever la température du camion qui vous livre, soit contrôler la température d’un produit parmi votre livraison. Dans les deux cas, la température doit être notée soit sur papier, soit sur une application HACCP, comme Octopus HACCP. Peu importe le moyen, vous avez une obligation de résultat.

Il est aussi recommandé de vérifier :

• que les emballages des produits livrés ne soient pas endommagés (conserves cabossées, cartons déchirés ou souillés, poches déssouvidées), 
• que les étiquettes de traçabilité soient bien présentes et lisibles, 
• que les DLC de la marchandise ne soient pas trop courtes ou dépassées
  

Que faire en cas de non-conformité sur la marchandise reçue ?

D’un point de vue HACCP, si la marchandise livrée présente le moindre risque en matière d’hygiène et de sécurité alimentaire, vous devez la refuser. Par exemple : DLC trop courte ou dépassée, rupture de la chaîne du froid, conserve cabossée, poche déssouvidée, présence de moisissures, etc.

Le restaurateur étant responsable de la marchandise qu’il fait rentrer dans son restaurant, il est important d’identifier les risques dès la livraison, et de refuser la marchandise à risque.

D’un point de vue gestion de stock, il est nécessaire de réaliser une photo du produit défectueux et de générer une demande d’avoir auprès du fournisseur. Cette demande d’avoir est automatisée sur le logiciel Inpulse afin de faire gagner un temps précieux aux opérationnels et de permettre au service comptabilité d’éviter les trop payés.

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