Gestion du BFR : 4 conseils pour optimiser la trésorerie de vos restaurants

Qu’est ce que le BFR et comment le calculer ?

Pour optimiser votre trésorerie, il est essentiel de comprendre les indicateurs clés à maîtriser. Ces indicateurs se calculent à partir des données figurant sur votre bilan comptable. Mais n’attendez pas de recevoir le bilan calculé par votre expert comptable une fois par an ou sinon c’est la mauvaise surprise assurée.

Le BFR ou besoin en fond de roulement représente la différence entre les actifs à court terme et les passifs à court terme de votre restaurant. Il reflète la trésorerie nécessaire pour couvrir vos coûts opérationnels. La taille du stock, les délais de règlements fournisseurs et les éventuelles créances clients (crédits clients, plateformes de livraisons ou de click & collect, évènement ou offres BtoB) influencent le BFR. Pour le calculer, vous pouvez effectuer :

BFR = Créances clients + stocks - dettes fournisseurs

En général, plus le BFR est bas, mieux c'est, car cela signifie que votre entreprise est capable de financer ses besoins court-terme. Dans la restauration, le BFR est d’ailleurs très souvent négatif. En effet, à moins d’un stock de matières premières considérable, le crédit fournisseurs est généralement suffisant pour financer le stock et le crédit clients.

Un BFR négatif représente surtout une ressource de financement pour votre business. Le BFR négatif signifie que le cycle d’exploitation génère un surplus de trésorerie et donc des liquidités pour financer votre activité : soit pour rembourser des emprunts existants, soit pour investir sans recours aux financements externes.

L'expression "Cash flow is king !" est particulièrement pertinente dans le contexte inflationniste que nous connaissons. L'inflation a un impact considérable sur le coût du financement externe avec l'augmentation des taux d'intérêt. Entre d’autres termes, grâce un un BFR négatif, vous aurez la capacité de financer vos investissements matériels nécessaire à l'optimisation de vos processus opérationnels (four moins énergivore ou nouvelle friteuse plus performante) ou le développement de votre offre (achat d'une machine à glace par exemple).

Cependant, l’analyse ne doit pas s’arrêter là. Un BFR sain est surtout un Besoin en Fonds de Roulement qui n’évolue pas à la hausse. Il est primordial de le calculer de manière périodique - par exemple toutes les semaines ou tous les mois - et d’étudier son évolution. Est-ce qu’il se dégrade ? Si oui : pourquoi et comment corriger le tir ? En restauration, il est important de bien prendre en compte la saisonnalité qui peut avoir un fort impact sur le BFR.

Voici à présent, 4 conseils essentiels pour améliorer vos disponibilités en cash :

1. Optimisez la gestion de vos stocks

A part quelques cas particuliers - factures BtoB pour les boulangeries, plateformes de livraisons, offres évènementielles et traiteurs BtoB - les créances clients sont majoritairement assez faibles dans une chaîne de restaurants. C’est donc principalement sur la gestion des stocks que se joue la santé de la trésorerie ! Une gestion des stocks en flux tendu est idéale pour votre trésorerie. Réduire les stocks excédentaires en commandant la quantité optimale de matière première pour assurer le service des prochains jours permet d’éviter les immobilisations financières inutiles. Et donc d’avoir un BFR négatif. Soyez particulièrement vigilant sur les commandes de denrées périssables qui ne doivent pas être sur-stockées et sur les denrées les plus chères qui peuvent rapidement représenter d'importantes immobilisations de cash.

2. Négociez de bonnes conditions fournisseurs

Négocier des conditions de paiement favorables avec vos fournisseurs peut réduire considérablement la pression sur votre trésorerie. Pour se faire, il est préférable de réduire le nombre de fournisseurs et de profiter des économies d’échelle en achetant pour l’ensemble de votre réseau. Pour une relation fournisseur pérenne, il est important de respecter les délais de paiement convenus et donc de s'entendre sur des conditions tenables pour éviter les pénalités de retard.

3. Améliorer votre efficacité opérationnelle

Développer des pratiques opérationnelles standardisées permettant de réduire les coûts. Cette standardisation contribue à un BFR plus sain. Mettez en place un reporting régulier. Surveillez les performances de chaque restaurant de votre réseau pour identifier les problèmes opérationnels. Ne négligez pas la formation financière des managers ou des franchisés de votre réseau et sensibilisez à l’importance du suivi du BFR.

4. Investissez dans les bons outils

Investissez dans des technologies qui améliorent l'efficacité opérationnelle sur le terrain et qui fournissent des données fiables pour prendre des décisions rapidement. Les logiciels de gestion de stocks, comme Inpulse, sont des outils indispensables pour tous les restaurateurs d’aujourd’hui. De plus, grâce à l’intelligence artificielle d’Inpulse, vos prévisions de ventes seront plus fiables et vous obtiendrez une estimation précise des quantités à commander, sans risque de rupture, rendant possible une gestion de stock en flux tendu.

En résumé, standardiser les processus opérationnels, commander au plus près de ses besoins et optimiser sa gestion de stock, c’est l’opportunité de diminuer son BFR pour éviter les immobilisations de cash inutiles au profit de sa capacité d'auto-financement.

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