Comment simplifier vos inventaires pour qu’ils soient ENFIN faits régulièrement ? Nos conseils pour instaurer une nouvelle routine, optimiser la gestion des stocks, et identifier vos pertes de marge rapidement.
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Hugo Prevot
16
Nov 2023
Pour les restaurateurs et les managers, l'inventaire rime très souvent avec galère.
Pourtant, mettre en place des inventaires réguliers est indispensable pour optimiser vos coûts de production, mieux gérer ses commandes fournisseurs et répondre à la demande en évitant la rupture de stock.
De la mise en place à l’opérationnel, voici nos conseils pour gagner du temps, instaurer une nouvelle routine, et mettre en place des procédures efficaces pour une gestion des stocks sans stress.
C’est la première étape pour une organisation optimale. Une bonne planification des zones de stockage réduit les erreurs et facilite le comptage des produits.
Identifiez vos zones, voici quelques exemples : frais, surgelé, sec, hygiène, etc.
Segmentez ensuite en sous-zones, par exemple pour le frais :
Côté organisation, suivez ces principes clés :
Une bonne organisation des zones de stockage facilite les inventaires permanents et les contrôles des stocks.
Cette organisation facilite les procédures de comptage et réduit les erreurs. Une fois l’organisation du stock terminée, place à son contrôle.
La récurrence et la régularité des inventaires est un élément primordial de la gestion de votre restaurant : ce n’est qu’en ayant une vision claire de vos stocks que vous pourrez améliorer votre coût matière.
Cas pratique pour un restaurant de burgers :
Enfin, définissez un moment de la journée où les inventaires sont réalisés : cela peut être avant le début du service ou à la fin de celui-ci. Privilégiez un moment où l'inventaire ne sera interrompu afin de limiter le risque d’erreur.
Maintenant que vous savez quand vous allez faire votre inventaire, décidez de comment vous allez suivre son évolution.
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L’utilisation d’un logiciel de gestion vous permet de digitaliser le suivi et l’optimisation de vos flux de marchandises. Elle vous permettra d’historiser les données et de les analyser pour adapter vos commandes.
Pensez à détailler vos inventaires avec les informations les plus pertinentes :
Enfin, dotez-vous d’une balance pour reporter plus facilement les produits que vous commandez au poids.
L’organisation et la rigueur seront les éléments centraux de la réussite de vos inventaires. Ces mêmes inventaires vous donneront une vision claire de vos stocks et vous pourrez alors passer les commandes les plus justes.
Les excels sont difficiles à remplir, créent des erreurs lors des remontées d'inventaires. En simplifiant ses inventaires avec un outil comme Inpulse, on permet à ses managers de gagner du temps, réaliser un inventaire n'est plus un casse-tête, il est enfin possible de mettre en place des remontées de stock régulières.
Découvrez la fonctionnalité inventaires multi-unités disponible dans l'application Inpulse. Demandez un rendez-vous avec un expert.
Maintenant que votre inventaire est réalisé, il est important d’aller plus loin dans l’analyse de votre stock. Voici quelques questions à se poser :
Il faut prendre en compte la variation de stock en quantité (+15 Steak par exemple). Cette variation est à pondérer avec la quantité commandée entre les deux inventaires. Autrement, la valeur de stock évolue en fonction de la quantité (logique), mais aussi de l’évolution de prix du produit.
Exemple : J’ai 22 Steaks (+15) dans mon stock par rapport à la semaine précédente, et le prix de mon steak est passé de 1€ à 1,10€. Je passe donc d’une valorisation de mon stock de steaks de 7€ à 27,50€ (au lieu de 25€ si la valeur du produit n’avait pas augmenté).
Piste d’analyse : Le stock de steaks augmente tant en quantité et en valeur. Je devrais ajuster mes commandes afin que le stock n’augmente pas à nouveau et éviter les pertes.
L’idée est là aussi de voir la quantité et la valeur de vos pertes et de suivre l’évolution d’un inventaire à l’autre.
Exemple : J’ai jeté 2 kg de salade à S-1 et 1 kg cette semaine. Le prix est resté le même, 2€/kg.
Piste d’analyse : J’ai ajusté les quantités commandées et limité les pertes.
Le dernier élément de valorisation est clé et permet d’affiner l’analyse des deux premiers. Il s’agit en premier lieu de définir votre consommation théorique qui est relative à vos fiches techniques.
Exemple pour un cheeseburger :
Si je vends 10 cheeseburgers, ma consommation théorique est la suivante :
Mon Stock à S-1 était de 7 Steaks. J’en ai commandé 30 soit un Stock pour ma semaine de 37. Ma consommation théorique est de 10 Steaks, soit un stock théorique de 27, or il m’en reste 22 (consommation réelle).
J’ai donc un différentiel de 5 à analyser avec mes équipes (Steak perdu, brûlé, tombé…). Le prix du steak étant de 1€20, on comptabilise aussi un différentiel de 11€ en valeur.
En suivant ces 5 étapes, vous pourrez améliorer vos processus d’inventaire, réduire les pertes, et garantir une optimisation des stocks efficace. Adoptez les bons outils de gestion pour un suivi régulier et précis des niveaux de stock.
Si la valorisation du stock peut sembler compliquée, Inpulse permet d'accéder facilement à vos données de stocks et d'interpréter ces analyses en quelques minutes. Vous pouvez analyser par point de vente : état de stock actuel, stock projeté, écart de stock théorique et réel, transfert de stock, analyse des pertes de produits finis pour identifier les pertes de marge et prendre les dispositions nécessaires pour les réduire.
En espérant que cet article vous permettra d’appréhender vos inventaires en toute sérénité. Nous avons récemment organisé un webinar avec l'enseigne Pitaya pour partager des conseils concrets sur l'amélioration de la gestion de stocks, les intervenants délivrent notamment leurs bonnes pratiques pour des inventaires réguliers.
Voici un extrait du webinar, pour voir le replay dans son intégralité, c'est ici.
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